Цифровизация документооборота

Комплексно решаем задачи по автоматизации документооборота, хранению и управлению контентом в enterprise-сегменте российского бизнеса

Обсудить проект

Задачи, которые решаем

Берем на себя полный цикл задач по внедрению и сопровождению решений для документооборота — от аудита и разработки дорожной карты цифровизации ЭДО до выбора вендоров или разработки кастомного решения и технического сопровождения.

ЦИФРОВИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

СЭД ДЛЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Повышаем эффективность процессов делопроизводства и исполнительской дисциплины: работу с входящей и исходящей документацией, ОРД и служебными записками, обработкой обращений граждан. Реализуем межведомственный ЭДО и СМЭВ.

На 20%

минимум повышается исполнительская дисциплина

До 3 раз

снижаются затраты и сроки ознакомления с документами

До 50%

сокращаются сроки регистрации документов

ТЕХНИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Система, которая позволяет управлять процессами разработки, хранения и предоставления актуальной технической документации. Решение позволяет управлять жизненным циклом документов, обеспечивает доступ к НСИ, облегчает учет, хранение и поиск документов.

Ускорение

процесса разработки технической документации

Сокращение

затрат и сроков ведения проектов

На 70%

снижается количество ошибок за счет автозаполнения типовых документов

ДОГОВОРНЫЙ И ФИНАНСОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Решения для работы со сделками, ведения реестра договорных и финансовых документов, согласования и хранения договоров и финансовых документов, включая ЭДО с контрагентами.

До 5 раз

сокращаются сроки подготовки договоров

В 2 раза

увеличивается доля согласованных в срок документов

В 8 раз

снижается время поиска документов

АВТОМАТИЗАЦИЯ ЗАКУПОК

SRM-СИСТЕМА ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАКУПОК

Российская SRM-система, которая автоматизирует жизненный цикл закупки от планирования потребностей до сопровождения договоров. Стандартизирует и ускоряет закупочный процесс, позволяет влиять на выбор поставщика через систему оценки качества.

До 50%

ускоряется оформление и согласование документов

На 30%

снижаются трудозатраты, затрачиваемые на закупки

Снижается

риск срыва поставок и нарушения SLA поставщиком

КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

КАДРОВЫЙ ЭДО

КАДРОВЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Цифровизируем кадровые процессы компании и документооборот на базе системы Directum RX: прием сотрудников, согласование и подписание документов, кастомизация процессов, интеграция с внутренними системами компании.

До 70%

экономия рабочего времени кадрового персонала

0%

риск потери документов

В 2 раза

ускоряется обработка запросов в кадровый отдел

КАДРОВЫЙ АРХИВ

АРХИВ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Решение для систематизированного хранения документов, связанных с управлением персоналом и профессиональной деятельностью сотрудников, таких как положение об оплате труда, трудовой договор, заявления о переводе сотрудника, приказы об отпусках и другие

В 2-3 раза

быстрее поиск документов

Централизация

хранения и единая точка доступа

Сокращение

расходов на печать, отправку документов

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ДОКУМЕНТЫ ДНЯ

АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ДНЯ ДЛЯ БАНКОВ

Система для учета и хранения документов банка в соответствии с Указанием ЦБ РФ № 2346-У. Упрощает процесс подготовки документов для проверяющих органов. Снижает стоимость владения процессом учета и хранения документов дня.

Снижение

стоимости владения архивом документов для банка

Ускорение

процесса одобрения документов за банковский день

В 2-3 раза

снижение времени на поиск документов

КЛИЕНТСКОЕ ДОСЬЕ

Единая база клиентских документов в разрезе различных бизнес-процессов банка. Обеспечивает централизованное хранение и управление документами. Позволяет быстро пополнять пакеты клиентских документов для сделок, находить и анализировать документы. Разные варианты предоставления данных ускоряют работу с клиентскими досье.

В 2-3 раза

ускоряется обслуживание клиентов

Снижение

затрат на рутинные операции с документами

Улучшение

соблюдения сроков и процедур хранения документов

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Решение, которые позволяет централизованно хранить в электронном виде основные документы организации: корреспонденцию, ОРД, акты и внутреннюю переписку

В 2-3 раза

снижается время на поиск документов

В 2 раза

минимум ускоряется получение платежей при работе с финансовым архивом

От 10%

снижаются трудозатраты на работу с документами

ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ

Обеспечиваем централизованное электронное хранение финансово-хозяйственных документов, договоров и финансовых документов с возможностью подготовки к налоговым и аудиторским проверкам.

В 2 раза

ускоряется получение платежей при цифровизации финансовой документации

Снижение

трудозатрат на рутинную работу с документами

Повышение

эффективности управления разрозненным персоналом в филиалах за счет централизации

ТЕХНОЛОГИИ ИИ ДЛЯ ЭДО

ТЕХНОЛОГИИ ИИ ДЛЯ РОБОТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

Подбираем и внедряем технологии ИИ для решения повседневных задач в работе с документами: роботизации процессов распознавания и обработки документов, классификации данных. Заменяем зарубежные решения, ушедшие с рынка: Adobe Acrobat, ABBYY Fine Reader, KOFAX Capture, UI Path Document Understanding, Datacap.

В 2,5 раза

снижается стоимость обработки 1 документа

В 10 раз

повышается скорость работы с документами

99%

точность распознавания документов

ИИ-КОНСТРУКТОРЫ И БАЗЫ ЗНАНИЙ

КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ

КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ DOCZILLA

Решение для оптимизации контрактного менеджмента. Десятки типовых шаблонов, составленные юристами, которые дозаполняет ИИ. Решение исключает ошибки при подготовке документов, за счет чего ускоряет бизнес-процессы.

От 40%

ускоряется работа с документами

В 3 раза

ускоряется согласование документов

0%

ошибок в документах

ЭЛЕКТРОННОЕ ПОДПИСАНИЕ

СЕРВИС ВЫПУСКА ПОДПИСЕЙ ДЛЯ ДИСТАНЦИОННОГО БАНКОВСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Решение SDK для создания УНЭП для физлиц в один клик — быстро, надежно и юридически значимо. Интегрируется в приложение банка и позволяет клиентам физлицам выпускать подпись, не выходя из банковского приложения.

Помогает

не нести затраты на процесс подтверждения личности клиента

Позволяет

соблюдать предписание ЦБ РФ о запрете использования ПЭП

Облегчает

пользовательский опыт клиентам банка

18 лет освобождаем от рутины и забот

280+ проектов реализовали

В нашем портфолио проекты для государственных ведомств, банков, ритейла, промышленных компаний.

Отраслевые награды и премии

Делимся с рынком экспертизой и получаем награды за масштабные проекты. Например, перевели АСУТД в энергетической компании на отечественное решение.

80+ экспертов в команде

Отдельная команда технических экспертов, менеджеров проектов с опытом работы на масштабных проектах по автоматизации ЭДО в российских компаниях ключевых отраслей экономики.

Работаем с лучшими российскими вендорами

Еще

Собственное ЕСМ-решение КСЭД 3.0

Платформа, созданная в концепции ECM и CSP позволяет реализовать любые задачи по хранению контента и автоматизации бизнес-процессов. Примеры использования платформы — в качестве СЭД, электронных архивов и порталов.

Включена в реестр российского ПО. Свидетельство о государственной регистрации программы для ЭВМ № 2017618133.

Каждый проект для нас особенный

Разработали систему автоматизации 20 видов техдока для 30+ тыс. сотрудников

Разработали масштабную систему управления технической документации для энергетической компании, за счет чего решили проблему разрозненных процессов и непрозрачного документооборота. Проект получил награду Global CIO.

Задача

Российская энергетическая компания столкнулась с разрозненностью процессов: например, 17 подразделений имели локальные информационные системы для работы с технической документацией. В целом технический документооборот всех предприятий концерна был тоже непрозрачен.

Решение

Разработали систему управления технической документацией (АСУТД). Она автоматизирует процессы ведения единой классификации 20 видов технической документации: помогает быстро находить материалы, контролировать плановые и фактические сроки согласования, вести учет хранения оригиналов и отслеживать выданные копии документов в бумажном виде.

Результат

— Ускорили процессы по согласованию и обмену информацией между 32 тыс. сотрудниками 17 подразделений.
— 5 млн документов перенесли специалисты в систему.

Внедрили единую систему делопроизводства для 38 разрозненных организаций

Помогли государственному исполнительному органу централизовать процессы делопроизводства в единой СЭД, которая объединила 38 разрозненных организаций и 5000+ пользователей.

Задача

До внедрения системы 38 отдельных организаций государственного исполнительного органа использовали собственную инсталляцию СЭД. Многие процессы были разрозненными: не хватало интеграций между системами и в целом централизации процессов.

Решили заменить устаревшую систему File Net и обеспечить централизованную работу подведомственных учреждений с поддержкой интеграции смежных систем.

Решение

Реализовали централизованную систему на web-клиенте. Обеспечили интеграционные взаимодействия с 9 смежными ИС, осуществили миграцию данных с предыдущей системы. Для удобства пользователей разработали приложение для планшета.

Результат

— Сейчас СЭД обрабатывает 6 из 10 предоставляемых услуг, включая прием электронных обращений от граждан.
— Все процессы централизованы для всех подведомственных учреждений.
— Работают 5000+ пользователей.

Заменили систему на базе Documentum на отечественное ПО

Перевели 122 региональных подразделения федерального исполнительного органа на отечественное ПО вместо EMC Documentum.

Задача

Заказчик — федеральный орган. Требовалось перевести систему поддержки принятия управленческих решений на базе EMC Documentum на отечественное ПО с расширением функциональности системы и увеличением пользователей с 100 до 2 500+ при подключении 122 региональных подразделений.
Ключевые сложности проекта: отсутствие интеграции со СМЭВ и МЭДЛ и 5 функциональных модулей системы, включая организационно-распределительный документооборот и работу с корреспонденцией.

Решение

— Поэтапно запустили систему и подключили первых пользователей спустя 3 месяца от старта проекта.
— Разработали мобильное и веб-приложение.
— Выполнили интеграции с сайтом для MS Outlook, Active Directory, ЕПГУ, СМЭВ, МЭДО.
— Обеспечили требования к безопасности и аттестации защищенного контура.

Результат

— Реализовали комплексный проект, включая поставку оборудования и наладку защищенного контура заказчика.
— Автоматизировали процессы для 122 региональных подразделений. На конец проекта системой уже пользовались 2,5 тыс. пользователей.

Внедрили электронный архив с распознаванием документов и ускорили платежи в 2 раза

Помогли нефтегазохимической компании централизовать электронный архив и работу с ним для 14 региональных предприятий.

Задача

Нефтегазохимическая компания хотела централизовать разрозненные инструменты документооборота на всех ключевых предприятиях, стандартизировать бизнес-процессы и ускорить поиск документов.

Решение

— Интегрировали архив финансовых документов с сервисами ЭДО, сервисом оцифровки и распознавания документов на базе ABBYY. Сканированные документы обрабатываются системой по штрих-кодам и направляются в архив и ERP.
— Реализовали возможность выгрузки из системы отчетности для налоговых органов.
— Разработали «умный поиск», который ищет файлы не только по атрибутам карточки документа, но и по содержимому прикрепленных файлов.

Результат

— Сократили расходы на печать, поиск и доставку документов. Ускорили получение платежей в 2
— Повысили эффективность управления линейными сотрудниками за счет централизации работы с документами из единой системы для 14 региональных предприятий.
— На 10% сократили трудозатраты при работе с документами.
— На 20% сократили время реакции на запросы по подбору документов.

Цифровизовали кадровые процессы на базе отечественного решения Directum RX

Помогли Федеральному Центру Компетенций автоматизировать кадровые процессы по планированию и оформлению отпусков.

Задача

Перевести в цифровой вид пилотную группу кадровых процессов и настроить интеграции с учетной системами из единого центра для 14 региональных предприятий.

Решение

— Для решения выбрали веб-клиент и мобильное решение Directum RX.
— Для пользователей — Directum Jazz, для топ-менеджмента — Directum Solo.
— Выстроили двустороннюю интеграцию Directum RX с 1С:ЗУП. — Автоматизировали 3 группы процессов.
— Реализовали автоматическое заполнение 10+ видов кадровых документов на основании утвержденных шаблонов.
— Обучили 350+ сотрудников.

Результат

Обеспечили цифровизацию пилотной группы кадровых процессов: сбор и планирование графика отпусков, оформление и согласование ухода в отпуск, перенос, отмена и продление отпуска. Данные в решение поступают из кадровой системы благодаря настроенной интеграции.

Для пилотной группы обучили первых 350 пользователей. В дальнейшем компания планирует масштабировать процессы на всех сотрудников 14 предприятий.

Узнайте больше о проектах

Оставьте заявку, и мы пришлем подробную презентацию с нашим проектным опытом в различных отраслях

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ

Новости и статьи

Экспертная статья

Пять востребованных сценариев применения ИИ в ЭДО

Василий Мухин рассказал о востребованных кейсах для применения ИИ в сервисах ЭДО, обучении больших языковых моделей, эффектах от внедрения и умных напарниках.

Экспертная статья

В чем преимущества комплексной автоматизации HR-процессов

Игорь Макаров, эксперт К2Тех, рассказывает, как HRTech-инструменты позволяют заложить прочный фундамент для дальнейшего масштабирования бизнеса.

Опыт заказчика

Система электронного документооборота на службе у национального проекта

400 автоматизированных рабочих мест и комплексная автоматизация процессов документооборота Федерального Центра Компетенций.

Расскажите о своей задаче

Оставьте заявку, и с вами свяжется эксперт направления